¿Te has preguntado alguna vez cuáles son principales pasos para organizar tus eventos? ¿Te gustaría organizar un evento especial y no sabes cómo? En PAM te mostramos las claves para un evento inolvidable

  • Tener muy bien definido tu público objetivo, los principales problemas que ese público tiene y las posibles soluciones que tú le puedes aportar. Si les ofreces soluciones bien claras podrás  realizar una fiesta y tu público objetivo lo verá como una inversión tanto a nivel de tiempo, como de conocimientos y posiblemente de contactos.
  • Identificar el tipo de evento que quieres organizar. Las fórmulas para hacer eventos son múltiples, cada día van surgiendo diferentes formas y usos: reuniones, desayunos, tertulias, eventos masivos, reuniones informales, reuniones de networking, fiestas, etc.
  • Piensa que los eventos tienen los pre-eventos, los eventos y los post-eventos y las tres partes las tienes que tener muy bien definidas. Estos objetivos son fundamentales pero también, que las personas que trabajan contigo los tengan bien claros y tanto tú como ellos sepáis qué podéis esperar de los eventos.
  • Decide las fechas en las que harás los eventos. Es importante que los decidas con fechas bien anticipadas, ya que además de la organización de los propios eventos, tendrás que contar con posibles problemas e incidencias que puedan ir surgiendo.
  • Elige los sitios para hacer los eventos:
  1.  En este caso has de pensar no sólo en la posibilidad del sitio físico, sino también en los posibles accesos a ese sitio en el que harás los eventos, ya que es importante facilitar el acceso a la gente.
  2. Determina los espacios necesarios para los eventos, de forma que tengas claro sitios mínimos requeridos, y también es muy importante que dejes bien definido si necesitarás coordinadores en las diferentes zonas de los eventos, sobre todo cuando sean eventos muy grandes o si el evento será on-line u off-line.
      • Valora la posibilidad de ayuda externa. A veces empresas o personas extra aportan apoyo tanto en la gestión como en la ejecución y te permiten respirar ante los mil detalles que irán surgiendo.
      • Planifica el programa del evento, identificando los costes que te puedan surgir, ya que si no los tienes estimados irán contra tus resultados. También es importante que cuentes con un 5-10% extra para gastos imprevistos.
      • Estudia bien cuales son las principales fuentes de ingresos para los eventos, sabiendo quién está dispuesto a pagar y porque está dispuesto a hacerlo. Pueden ser por la entrada al evento, patrocinadores, empresas expositoras colaboradoras, etc.
      • Desarrolla la línea de tiempo completa de los  eventos. Necesitas detallar que ocurrirá en cada momento y las personas que serán las responsables en cada área o momento determinado. Es importante que definas claramente qué ocurre y cuándo.
      • Determina cuáles son los puntos clave principales del evento:
  1. Programa: Que quieres que ocurra en los eventos y cuando, con actividades bien detalladas.
  2. Tener bien claro si hará falta un presentador, quiénes son los ponentes o invitados para dar una charla o ponencia y que te interesa de ellos, es importante que tengas bien claro si estos están bien orientados con los objetivos de inicio que quieres conseguir con los eventos, y por supuesto, el tiempo que quieres que hablen y si existirá tiempo para preguntas o no, por ejemplo.  Saber te harán falta micrófonos, cámaras de vídeo, ordenadores para las presentaciones, proyectores LCD o LED, equipos de sonido, tecnología de streaming (si quieres emitir on-line el evento o partes del mismo), etc.
  3. Todo el material que se va a facilitar como son carpetas, folletos, materiales de los patrocinadores, mesas y/o sillas posters, materiales de cabeceras del evento, por si quieres poner murales o similares. Hay eventos en los que puedes dar unas tarjetas o unos identificadores, esto has de tenerlo previsto también. lyers, notas de prensa, envíos de emails a usuarios, publicidad en diferentes medios, Página web del evento, formularios de registro, formas de pago integradas on-line, etc. Y es importante también que sepas y tengas claro quién se ocupará de esta actividad.
  4. Premios y/o reconocimientos: Si vas a ofrecer premios o reconocimientos a los asistentes o a las invitados has detenerlos bien organizados, etc.
  5. Aprende a aprovechar el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
  6. Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido:

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